Vacancy Commercial Team Assistant Northern Europe

English

Job description

As a commercial assistant you are part of the front office team Northern Europe.

Supporting the sales organization in Northern Europe is the core task. The region covers Benelux, UK, Scandinavia and Germany. In this position you report to the Commercial Director Northern Europe.

You ensure that the sales team can do their job as well as possible and can therefore be productive and successful. In addition, together with the front office team, you are responsible for supporting a selected number of customers.
The tasks vary from agenda management and planning to preparation and follow-up of appointments. This includes first customer contact, customer meetings, taking care of samples and administrative organization with regard to wine contracts.

This job has a dynamic alternation between organizational and professional tasks. You have your own set of responsibilities and as a spider in the web you are the connecting link between the various teams and the French head office. Through your skills such as multitasking, organizing, prioritizing and delegating when necessary, you bring the team to a higher level.

 

Core responsibilities

  • Connecting link and point of contact for the sales team, as well as for the international organization.
  • Versatile range of tasks in which you act hands-on, but also think along with the process to improve the structure. You are expected to take your own initiative based on your observations.
  • Unburdening in the field of internal and external correspondence, reports, planning, presentations and organizing meetings;
    • Planning, organizing and taking minutes of meetings.
    • Drafting communication as preparation and follow-up of meetings.
    • Signaling, writing out and picking up action points.
    • Monitor and control actions and focus on priorities.
    • Organizing practical matters for the team.

 

We offer:

  • A varied and challenging job in a dynamic environment.
  • Full time
  • Attractive salary and good (secondary) working conditions.
  • International colleagues

 

You recognize yourself in:

  • an enthusiastic and driven colleague who likes to take on the commercial challenge together with the team.
  • work in a structured way and be able to set priorities well.
  • a training completed at minimum MBO level, preferably in a commercial direction.
  • speaking fluent English and French.
  • 'problems are challenges' and you enjoy solving this.
  • proficient with Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PPTX) and various software (such as SAP).

 

Skills summary

Education:
Bachelor degree (MBO/HBO)

Experience:
Minimum of 5 - 10 years’ work experience in a similar organizational/support function, preferably within the FMCG branch.
Experience with a production orientated company is an advantage. So is experience with mass retail.

 

Competencies:                

  • Autonomous
  • Pro-active
  • Initiative taker
  • Energetic
  • Strong communicator
  • Hands on mentality
  • Organized, able to build structure

 

Other:                               

  • Microsoft office has no secrets for you.
  • Excellent command of the French & English language in word and writing.
  • A ‘customer first’ philosophy.
  • Affinity with wine; a natural/emotional product.
  • referably based in NL; office located in Zoetermeer.

French

Description de l'emploi

En tant qu'assistant commercial, vous faites partie de l'équipe front office Europe du Nord.
Soutenir l'organisation commerciale en Europe du Nord est la tâche principale. La région couvre le Benelux, le Royaume-Uni, la Scandinavie et l'Allemagne. A ce poste, vous rapportez au Directeur Commercial Europe du Nord.

Vous vous assurez que l'équipe de vente peut faire son travail aussi bien que possible et peut donc être productive et performante. De plus, en collaboration avec l'équipe du front office, vous êtes responsable du support d'un nombre sélectionné de clients.
Les tâches varient de la gestion et de la planification de l'agenda à la préparation et au suivi des rendez-vous. Cela comprend le premier contact client, les rendez-vous clients, la prise en charge des échantillons et l'organisation administrative des contrats viticoles.

Ce poste présente une alternance dynamique entre tâches organisationnelles et professionnelles. Vous avez vos propres responsabilités et vous êtes le lien entre les différentes équipes et le siège français. Grâce à vos compétences telles que le multitâche, l'organisation, la priorisation et la délégation lorsque nécessaire, vous amenez l'équipe à un niveau supérieur.

 

Principales responsabilités

  • Lien de connexion et point de contact pour l'équipe commerciale, ainsi que pour l'organisation internationale.
  • Gamme polyvalente de tâches dans lesquelles vous agissez sur le terrain, mais réfléchissez également au processus pour améliorer la structure. On s'attend à ce que vous preniez votre propre initiative en fonction de vos observations.
    • Planifier, organiser et rédiger les comptes rendus des reunions.
    • Rédaction de communication pour la préparation et le suivi des reunions.
    • Rédaction et collecte des points d'action.
    • Suivre et contrôler les actions et se concentrer sur les priorités.
    • Organisation des questions pratiques pour l'équipe.

 

Nous offrons:

  • Un travail varié et stimulant dans un environnement dynamique.
  • Fulltime
  • Salaire attractif et avantages
  • Collègues internationaux

 

Vous vous reconnaissez dans :

  • un collègue enthousiaste et motivé qui aime relever le défi commercial avec l'équipe
  • travailler de manière structurée et être capable de bien établir ses priorités
  • une formation complétée au niveau Bac+2 minimum, de préférence dans une direction commerciale
  • parler couramment l'anglais et le français
  • « les problèmes sont des défis » et vous aimez les résoudre 
  • maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PPTX) et de divers logiciels (tels que SAP)

 

Compétences listées :

Formation :                      
Niveau de formation initiale : Bac + 2 mini

 

Expérience :                     

  • Minimum 5 à 10 ans d'expérience professionnelle dans un poste
  • similaire d'organisation et de soutien, de préférence dans l'industrie FMCG. Une expérience dans une entreprise axée sur la production est un
  • avantage. Cela s'applique également à l'expérience avec le commerce hors commerce/vente au détail.

 

Compétences :                

  • ndépendant
  • Proactif
  • Initiateur
  • Énergique
  • Forte en communication
  • Mains sur la mentalité
  • Organisé, capable de structurer

 

Autre :                               

  • Microsoft Office n'a plus aucun secret pour vous.
  • Excellente maîtrise de la langue française et anglaise (le français est requis).
  • Une philosophie "le client d'abord".
  • Affinité avec le vin; un produit naturel/émotionnel.
  • Vivre de préférence aux Pays-Bas ; bureau situé à Zoetermeer.

Nederlands

Functieomschrijving

Als commercieel assistent ben je onderdeel van het frontoffice team noord-Europa.
Ondersteunen van de sales organisatie noord-Europa is de kerntaak. De regio betreft Benelux, UK, Scandinavië en Duitsland. In deze functie rapporteer je aan de Commercieel Directeur Noord-Europa.

Je zorgt ervoor dat het sales team zo goed mogelijk hun werk kan doen en hierdoor productief en succesvol kan zijn. Daarnaast ben je, samen met het frontoffice team, verantwoordelijk voor de ondersteuning van een geselecteerd aantal klanten.
De taken zijn variërend van agendabeheer en planning tot voorbereiding en opvolging van afspraken. Zo ook eerste klantcontact, klantmeetings, verzorgen van samples en administratieve organisatie met betrekking tot wijncontracten.

Deze job kent een dynamische afwisseling tussen organisatorische en vakinhoudelijke taken. Je hebt een eigen set aan verantwoordelijkheden en als spin in het web ben je de verbindende schakel tussen de diverse teams en het Franse hoofdkantoor. Door jouw skills zoals multitasken, organiseren, prioriteiten stellen en delegeren als dat nodig is, breng je het team op een hoger niveau.


Kernverantwoordelijkheden

  • Verbindende schakel en aanspreekpunt van het sales team, evenals voor de internationale organisatie.
  • Veelzijdig takenpakket waarin je hands-on handelt, maar ook meedenkt met het proces ter verbetering van de structuur. Hierin wordt eigen initiatief verwacht obv jouw observaties.
  • Ontzorgen op het gebied van in- en externe correspondentie, rapportages, planning, presentaties en het organiseren van bijeenkomsten;
    • Plannen, organiseren en notuleren van meetings.
    • Communicatie opstellen als voorbereiding en follow up van meetings.
    • Signaleren, uitschrijven en oppakken van actiepunten.
    • Bewaken en controleren van acties en focus op prioriteiten.
    • Organiseren van praktische zaken voor het team.

Wij bieden:

  • een afwisselende en uitdagende baan in een dynamische omgeving.
  • Fulltime, 1FTE
  • marktconform salaris en goede (secundaire) arbeidsvoorwaarden.
  • internationale collega’s.

Jij herkent jezelf in:

  • een enthousiaste en gedreven collega die het leuk vindt om samen met het team de commerciële uitdaging aan te gaan.
  • gestructureerd werken en goed prioriteiten kunnen stellen.
  • een opleiding afgerond op minimaal MBO-niveau, bij voorkeur in een commerciële richting.
  • het spreken van vloeiend Engels en Frans.
  • ‘problemen zijn uitdagingen’ en je hebt er plezier in dit op te lossen.
  • handigheid met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PPTX) en diverse software (zoals SAP).

 

Vaardigheden opgesomd:

Opleiding:                        
MBO/HBO diploma

Ervaring:                          

  • Minimaal 5 - 10 jaar werkervaring in een soortgelijke organisatorische en ondersteunende functie, bij voorkeur binnen de FMCG branche.
  • Ervaring bij een productiegericht bedrijf is een pré.
  • Dat geldt ook voor de ervaring met off trade/retail.

 

Competenties:               

  • Zelfstandig
  • Pro-actief
  • Initiatiefnemer
  • Energiek
  • Sterk in communicatie
  • Hands-on mentaliteit
  • Georganiseerd, in staat om structuur aan te brengen

 

Overig:                              

  • Microsoft Office heeft geen geheimen voor jou.
  • Uitstekende beheersing van de Franse & Engelse taal (Frans is vereist).
  • Een ‘klant eerst’-filosofie.
  • Affiniteit met wijn; een natuurlijk/emotioneel product.
  • Bij voorkeur woonachtig in Nederland; kantoor gevestigd in Zoetermeer.